L’article 18-I de la loi du 10 juillet 1965 dispose notamment « afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements, il est institué un registre auquel sont immatriculés les syndicats de copropriétaires ».

En effet, la loi Alur du 24 mars 2014  a créé les articles L.711-1 à L.711-7 du code de la construction et de l’habitation (CCH) au sein d’un chapitre dédié à l’immatriculation des copropriétés.

La loi Alur a assorti cette obligation d'immatriculation d'une obligation de fournir des informations relatives à l'identification de chaque syndicat de copropriétaires, à son mode de gouvernance, aux procédures administratives et judiciaires éventuellement dressées à son encontre, à l'état de son bâti, ainsi qu'à la tenue de ses comptes annuels.

La loi Alur prévoit à cette occasion que les formalités soient entièrement dématérialisées. C’est la raison pour laquelle l’article L.711-7 du CCH renvoyait à un décret le détail des conditions d’application de ce chapitre.

Ce décret est paru au J.O du dimanche 28 août 2016. Il s’agit du décret n°2016-1167 du 26 août 2016 relatif au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires. Il introduit les articles R. 711-1 à R. 711-21 dans le CCH et renvoie certaines précisions complémentaires à un arrêté.

Ce décret fixe les principes d'accès au registre par les syndics, les administrateurs provisoires et les notaires qui vont effectuer les déclarations d'immatriculations initiales et les mises à jour annuelles des données.

Il précise en outre les objectifs encadrant la définition des grandes rubriques de données à porter au registre par les télédéclarants.

Il expose les conditions de consultation des données portées au registre par les représentants légaux des syndicats de copropriétaires, les notaires, les services de l'Etat et des établissements publics de l'Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées, les services des collectivités locales et leurs groupements, ainsi que par le public pour certaines données.

Les modalités d’immatriculation des copropriétés

Parmi les mesures marquantes, relevons que les télédéclarants énumérés à l’article R.711-1 du CCH (syndic notamment) doivent ainsi créer un compte auprès du teneur du registre. Ce dernier accorde alors au demandeur un accès sécurisé au compte nouvellement créé. Le texte précise que la première demande d'immatriculation des syndicats de copropriétaires créés avant le 1er janvier 2017 emporte demande simultanée de rattachement à son compte par le syndic ou l'administrateur provisoire.

A l'issue de la déclaration initiale d'immatriculation le teneur du registre attribue le fameux numéro d'immatriculation au syndicat de copropriétaires concerné.

Lorsque son mandat n'est pas renouvelé par l'assemblée générale des copropriétaires ou qu'il y est mis fin par la nomination d'un administrateur provisoire, le syndic doit informer le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions. Il indique l'identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l'administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à la mise à jour annuelle.

Les télédéclarants doivent fournir des éléments d'identification dont la liste et la nature ne seront définies que par un arrêté à paraître. De même dans le cas d'un renouvellement de mandat ou d'une prolongation d'une mission d'administration provisoire, le syndic ou l'administrateur provisoire en informe le teneur du registre au plus tard dans un délai d'un mois suivant la fin du précédent mandat ou de la précédente mission.

Les déclarations seront réalisées au moyen d'un formulaire mis en ligne sur le site Internet du registre, ou par la transmission de fichiers d'un format conforme aux spécifications d'un cahier des charges approuvé par arrêté.

Le syndic ou l'administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des informations mentionnées au II de l'article R. 711-9 (Les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat notamment) dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Les autres informations mentionnées à l'article R. 711-9 sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.

Des dispositions et modalités particulières sont prévues en cas de scission ou de disparition d’un syndicat de copropriétaires.

La consultation du registre est encadrée

Les syndics et les administrateurs provisoires ont accès à l'ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte.

Les notaires de leur côté ont accès aux informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2 du CCH (informations nécessaires pour les ventes immobilières) pour l'ensemble des syndicats de copropriétaires. Ces mêmes informations sont librement consultables par le public, à l'exception du nom du syndic et du nombre de lots de la copropriété.

Sans être exhaustif, le présent article a vocation à donner un premier aperçu du dispositif. Un ou plusieurs arrêtés sont encore attendus, notamment pour préciser les procédures et modalités techniques de déclaration, de consultation et de conservation des données nécessaires à l'application des dispositions de ce décret.

A suivre donc…